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编修志书中资料收集和处理的实践及其认识
 

             编修志书中资料收集和处理的实践及其认识

                  枣庄市峄城区史志办公室 赵亚伟  渠开选

 

    内容摘要:首先阐明资料收集和资料处理在编修志书中的重要性以及相互关系,然后分别论述资料收集和资料处理两方面问题。资料收集主要分析当代修志与前人修志的不同,资料处理则根据当代修志的实践总结五点具体做法。

    关键词:修志  资料  收集  处理  

    编修志书,资料是基础。编修志书的资料工作包括资料收集和资料处理两个主要环节。其中,资料收集又是基础的基础,资料处理则是关键。在实际工作中,资料收集和资料处理又是不可分割的,即收集中有处理,处理中有收集,二者既相互联系,又相互促进,并始终贯穿修志全过程,由此决定着一部志书的成与败,优与劣。

    为叙述的方便,下面分别就资料收集和资料处理谈一些我们的实践及其认识。

    资料收集:当代修志优于前人

    资料收集是编修志书最基础性的工作,也是最重要的工作,正所谓“巧妇难为无米之炊。”志书作为资料性的著述,如果没有准确的、全面的、大量而丰富的资料就难以构建起被称为地方性的百科全书。如何获取编修志书所需的各种资料,选择什么样的途径采用什么样的方法值得探讨和研究。我们当代人修志,特别是当前进行的新中国成立后的第二轮修志,对比前人修志有很大差异,这主要是由古今不同的文化环境所决定的。

    前人获取志书所需资料,往往是编修人员要亲自收集,徒步山川,遍访乡野,去获取第一手资料。这可从古人修志的序言中或其他记述文字中窥见一斑。《滕县志》(明万历版)序中写道:“旁收故典,遍及邑中碣刻。”《峄县志》(清光绪版)序中写道:“于是……乃于耕钓之余,穷郊原,访耆旧,披古今图籍,凡残编断碣……搜罗备录。”清光绪九年(1895年)进士,曾任翰林院编修的滕县人高熙喆在民国初年回家乡自费编修《续滕县志》(1~4卷)和《滕县乡土志》,其孙高炯浩在后来的回忆文章中写道:“(祖父)坐着叮当响的破车,跑遍滕县的山山水水,询问山野村夫、市井平民,回到县城,秉灯伏案,将一天的采问付诸笔端。”(枣庄日报,2014年3月20日)另外,附带提一件有趣的事,以编修县志内容贯穿全书的《白鹿原》中,写朱先生等9人修志也是“踏遍民间”的。尽管这是小说,但应看作是清末民初修志的一个真实反映。由此可见,前人修志亲自去基层民间收集资料是一项最重要的基础工作,是一种普遍的事情。

    我们当代人修志要获取资料,在多数情况下已经不再需要亲自走乡串巷了,免去了“劳顿之苦”,采取的是更为简捷的途径。首先,专职修志人员拟定出本轮志书的框架结构,即篇章节之系统,然后分类分工给各部门各单位,让他们按照要求收集资料撰写资料稿。我们此轮编修《峄城区志(1991~2010)》,于2008年6月拟出方案,由区政府正式发文布置给全区136个部门和单位,包括区委、区政府、区人大、区政协以及所属的各部委办局,区直各企事业单位、各镇(街道)以及驻峄金融机构、电信等双管单位,要求他们提供书面资料稿和电子资料稿,这样就用不着我们专职人员再“事必躬亲”了。

    古今对比,我们认为这样做至少有两点优于前人。

    一、节省了大量的人力

    从当前的实际情况看,像我们县区这一级的史志机构,在人员上多是缺编的,具体表现就是有的单位人员未配备够数,多以临时聘用人员担负一部分工作;有的虽从人数上配够了,但实际工作人员被借用,并不在修志的岗位上。如此人手不够,如果再像前人修志那样派出足够数量的修志人员,深入第一线去获取第一手资料已不可能。但县区各部门各单位机构是健全的,志书所涵盖内容与所设机构是相对应的,所以作为县区一级政府以工作部署的方式把任务分配至各部门各单位,由各部门各单位熟悉情况的人员参与收集资料并撰稿,这样做有利于全面的、系统的收集政治经济军事文化和社会生活各个方面的资料。这样做也充分体现了时代特点,自然也成了当代文化环境的新选择。

    二、提高了史志在社会生活中的影响力

    由于全社会各系统各阶层参与了史志资料的收集工作,这就在客观上起到了对史志工作的宣传作用,使各级领导干部和广大群众对史志工作从不知到知,从知之不多到逐渐熟悉。由此,一方面为下一步读志用志打下基础,使史志真正起到“存史、资治、教化”的作用,使各级领导干部吸取历史经验教训,科学开展工作。另一方面也促使各级领导干部更加重视档案工作。

    但是我们也应当看到,这种由各部门各单位提供资料稿的做法,也有其不足的一面。在实际工作中会发现提交上来的资料稿比较符合修志要求的是少数,大多数只是部分地符合要求,或者完全不符合要求,甚至还有迟迟不交稿的情况。为什么会出现这些情况呢?我们认为有以下两种原因。

    一、从技术角度看,有“专业”与“非专业”的问题

    前人下基层采问是“专业”修志人员,他们采问有目的性,目标性。今天基层各部门各单位的资料收集撰稿人属“非专业”人员,或者说是修志的“辅助”人员。他们中多数是办公室文秘人员,或兼管通讯报道工作,还有就是本单位的专业技术人员。他们没有经历过第一轮修志,对志书要记什么怎么记是陌生的。就我们当前15~20年进行一轮修志来看,很少有人一生能够经历两次修志,这就是说很少有人能有前次修志的实践经验。尽管我们史志办已举办过培训班,发放过宣传册,但培训班和宣传册解决的多为共性的东西,个性的东西触及少,再加上资料收集撰稿人认识水平和文字能力参差不齐,以及人员调换频繁,故培训班和宣传册的效果是有限的。因而各部门各单位把提供的资料稿写成总结报告,或通讯报道,或知识介绍,或广告宣传词的现象较为普遍。这样在内容上就多“上纲上线”,概况地说就是以大话空话代替历史事实的记述,以宣传溢美之词代替实事求是,以概念罗列代替年份记事,以假话代替荣誉等,这样的资料稿距志书的要求相去甚远。

    二、从参与角度看,有“主体”和“客体”的问题

    从理论上讲,编修志书是史志部门的工作。在一些部门和单位的人眼里,他们收集资料撰写文稿是一种“客体”行为,这项工作也难以与他们的“政绩”挂钩,这样积极性主动性就打了折扣。表现出来的就是资料稿久拖不交,或者交来了像是在应付差事。比如,我们不止一次遇到过这种情况,编辑人员在指出某单位资料稿中有某事件前后所记时间和说法不一致的问题,要求他们回单位核查。结果是再次交上来的文稿干脆就把有疑问的地方删去,原稿奉还,弄得我们编辑人员很无奈。

    面对资料收集存在的诸多问题,这就给接下来的资料处理工作带来不少困难,而这恰恰就是我们修志工作的重点所在。

    资料处理:情况不同方法各异

    这里所说资料处理是指这样一个过程:修志编辑人员通过审读修改各部门各单位提交上来的资料稿,在内容上增补删减,在记事结构上调整顺序,在语言上加以精炼,使“无语不出于己”(清·章学诚语),使之逐步符合或接近志书的要求,然后存入资料库,待下一步合编成册后再作全面统改,经过精心打磨使之成为送审稿。在实际操作中,资料处理的过程是一个编辑的过程,也是一个资料再收集、再丰富、再完善、再深化的过程。从当前各地修志的具体情况看,大抵都是这样做的,实践证明这也是行之有效的。

    关于资料处理,我们认为应当是根据征集到资料稿的不同情况,采取不同的方法,既要吸收借鉴前人的修志经验,又要与时俱进,探求适合当今修志的新途径和新方法,这中间时时体现着资料收集与资料处理交叉并互相促进的关系。

    一、审读修改,初步定稿

    修志编辑人员对于从各部门各单位征集到的比较好的资料稿,采取边审读边修改的方法,使之趋于符合志书要求。这样比较好的资料稿约占10%。从内容上看,资料收集真实全面;从体例上看,条目设置恰当合理;从语言上看,记述表达明白简洁。编辑人员对于此类资料稿在审读的过程中按志书的质量要求作局部的去粗取精地处理,稍加添删调整,就可作为初定稿放入资料库。我们收到的区委党校的资料稿就是这样。文稿中在学校发展、分类办班、理论研究和探讨等几个条目下横排竖写,有“始”有“续”地记述了20年的工作实况。

    二、座谈交流,逐步完善

    在征集上来的资料稿中,约有70%是属于问题比较多的一类。这类文稿中一部分内容较好,但大部分不符合志书要求。表现在内容上或记述空泛欠具体记事,或记事有“始”无“续”,明显缺项,或数字前后矛盾;表现在结构上前后颠倒,或交叉重复;表现在语言上记述不明确,或专业术语多且混乱等。对于这部分问题比较多的资料稿,我们修志编辑人员只有及时与部门单位的撰稿人进行座谈,交流意见,反复磋商才能把问题一一解决。座谈时阐明修改原则及修改意图,并有针对性地指出资料稿好在哪里,不足在哪里,如何修改完善等问题。

    为提高座谈交流效果,修志编辑人员在审读修改这些资料稿的过程中,把意见随时以眉批的形式一一标出,包括哪些地方记述不明白,哪些地方有疑似错误,哪些地方前后不一致,哪些专业术语使用混乱等,最后拟出综合意见,并一式两份打印出修改稿。待座谈交流时提出,或当面解决,或留待座谈后回单位处理。

    例如,区计生局提供的资料稿,在“人口数量”一节写道:“2000年,第五次全国人口普查,全区总人口338869人。”而在“人口构成”一节中写道“2000年,全区总人口中,男性179641人,女性170870人。”可若把男女两个数相加则是350511人,前后记述明显不一致,相差11642人。作为志书这个有矛盾的数字是绝对不应存在的。像这样的问题编辑人员是无法解决的,必须经过座谈让提供资料的撰稿人重新核查并加以改正。再如,在检察院提供的资料稿“控告申诉案件受理”条目中,就出现了大同小异的7种说法:“受理群众举报线索”、 “受理群众举报案件线索”、 “受理群众举报”、 “受理举报线索”、 “受理各类案件线索”、 “受理各类群众举报案件”、 “来访来人举报”,作为志书相同的记事应该使用统一的用词用语,但究竟该使用哪一种说法或哪几种说法,必须与熟悉业务的单位撰稿人进行讨论后才能定夺。大多数情况下是部门单位的撰稿人把修改稿带回,然后有的放矢地查找单位档案,或询问当事人,最后在约定的时间内把修改好的稿件交回。就这样一般经过一至两遍,最多三遍,问题逐一得到解决,资料越来越完整越来越丰富,最后形成初定稿存入资料库。

    从当前情况看,采取这种方法比较普遍,我们花的时间和精力也比较多比较大,故效果也比较好。从另一个角度讲,这还弥补了今人修志下基层少、“闭门修文”脱离基层的不足。

    三、拟定提纲,指导撰写

    在征集到的资料稿中,约有20%在内容和文体形式上都不符合志书要求,有的写成总结报告,有的写成知识教材或其他,表面看撰稿人费力不小,每个段落都归纳出一个大标题,可文字上都是大话套话空话,无具体记事,总之这样的资料稿无修改价值。究其原因在于他们习惯于公文写作,对志书体例知之甚少。当然也不排除有图省事的嫌疑,把现成的总结材料改头换面交来。为解决这些部门和单位的撰稿人不知写什么和怎么写的问题,我们编辑人员为他们拟定出撰写提纲,从章节目到具体内容写什么都标列清楚。这也可以看作是另一种形式的座谈交流。

    例如,从区委统战部征集的资料稿,多是总结性的内容:“区委统战部成立以来,能够全面贯彻执行党的统一战线方针政策,紧紧围绕区委、区政府的中心工作,牢固树立统战工作为经济发展、社会稳定服务的思想,与时俱进,开拓创新,推动统战各项工作不断上新台阶,先后多次被市委统战部授予统战工作一等奖,宣传工作二等奖荣誉称号。”全文3000余字,这样空洞的文字占三分之二还多。鉴于此我们编辑人员根据统战工作的性质和任务,与撰稿人共同商讨出撰稿提纲,要求他们以时间顺序去具体记事。(1)区委统战部机构设置和工作人员变化情况。(2)民主党派工作,包括党外人士座谈会,民主党派参政议政等。(3)非党知识分子工作。(4)对台工作,包括台胞台属接待,对台招商引资等。事实证明有了这个提纲,撰稿人明确了写什么和怎么写,重新去收集资料撰写资料稿就容易得多了。再如,在“区经济开发区”的“引资项目”条目中,单位提供的资料稿只写了项目(公司)简介,类似宣传广告词,显然与志书文稿不符。为此我们编辑人员为他们设计出撰稿提纲,要求就某个项目(公司)具体写出:筹建时间,开建时间,谁投资,投资多少,位置,占地和建筑面积,竣工时间,投产时间,主要产品和产值,销售和利税,吸纳就业人员、发展过程等。依据这个提纲像回答问题似的全部写出来,也就是开发区招商引资发展的实况了。实践证明这样做大大提高了工作效率。

    四、实地考察,弥补不足

    当发现某些单位提供的资料稿有记事不准、表达不充分,又考虑要求原撰稿人完成有困难时,我们修志编辑人员就亲自去实地考察,详细记下所见所闻,掌握第一手资料,回来亲自修改补充原来的资料稿。这也可以看作是当代人修志不能像前人那样“徒步山川”的一种弥补。

    我们区境内有多处名胜古迹,从征集到的资料稿看,且多是摘抄古代志书和20世纪90年代所编纂出版的《峄城区志(1840~1990)》,所增加的仅是像旅游公司的广告宣传片的文字,多有溢美不实之词。我们认为本轮修志要写出时代特点,应把断限(1991~2010)内的变化情况特别是文物保护和旅游服务发展的情况写出来,如果仅仅抄录前几部志书内容就意义不大。比如“匡衡墓”,《峄县志》(清光绪版)是分两处记入的。卷十《坛庙·汉丞相祠》中记:“……县西南十三里公墓左,俱宋宣和间承县令牛邦光建。”卷二十四《古迹考·陵墓》中记:“丞相匡衡墓,西南十三里。”到了20世纪90年代所编修的《峄城区志》中内容有所增加,约200余字,除沿旧志记出位置和清代重修内容外,还记重修后封土堆、墓碑以及1980年被公布为市级重点文物保护单位等内容。这次修志根据实地调查考察,我们增写了1990年后的变化情况,主要是1991年后重修匡衡祠的情况,包括祠的规模,祠内设施布局,以及祠前新修百米神道、“一代名相”牌坊、石人石兽等,并记出1992年由市级重点文物保护单位提升为省级重点文物保护单位。

    五、查找档案,攻克难点

    有些事件因时间跨度较长,或者牵扯到多个部门多个单位,单凭某一单位撰稿人难以完成,这时作为县区一级史志部门的编辑人员,根据工作关系的有利条件,依次去查找历史档案,完成这个事件接前续后的资料,这也是不可或缺的方式,特别是在人物履历、建置沿革和企业改制时间节点的核实上。比如,关于峄城区行政区划中乡镇合并的记述,民政局提供的资料显示时间是“2001年2月”,可镇(街道)提供的资料显示时间是“2001年3月”。为慎重起见我们查阅了档案。山东省人民政府政函民字(2001)17号文显示批复时间是“2001年2月26日”。由此看出民政局提供的是省政府批准时间,乡镇提供的是落实时间。于是我们把原资料稿中的文字改成:“2001年2月26日,经山东省人民政府政函民字(2001)17号批复同意峄城区由12个乡镇合并成7个镇(街道)。同年3月,各镇(街道)完成合并工作。”实践证明只有这样认真核查原始档案,才能保证志书资料的全面性和真实可靠性,才能经得起历史的检验。再如,在人物编的资料征集中牵扯到某时姓领导人,“文化大革命”中曾以军代表的身份担任区革委会主任,之后转业回原籍。我们先后到区委组织部、区档案局均未查到资料,后来又到枣庄市军分区查找亦无果,但军分区提供了此人原籍系单县的信息。于是经与单县老干部局联系,得知时在县电业局退休,遂查电业局档案方获履历和照片等资料。

    以上所述五点做法,也不是截然分开的,有时也会交叉进行,但重点是在第二和第三点上。

 

作者简介

姓名:赵亚伟  工作单位:枣庄市峄城区史志办公室  职务:主任

联系地址:枣庄市峄城区坛山路16号   邮政编码:277300

联系电话:0632—7711419 13869409556

电子信箱:YCQSZB7711419@163.com


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